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高效时间管理的10大技巧  

2016-08-09 13:50:21|  分类: 企业管理 |  标签: |举报 |字号 订阅

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时间是最重要的资源之一,既无法替换也无法补救。正如本杰明·富兰克林所指出的:“你的时间用完了,你的使命也就到头了”。

80年来,麦肯锡形成了一系列卓越高效的时间管理技巧。以下10点在时间管理中需要注意的问题,是麦肯锡80年工作方法的结晶:

1.紧急任务专制

麦肯锡人常常处于紧急任务与重要任务互相挤时压的状态中。紧急任务要求立即执行,这就使他们没有时间去考虑重要任务。如果就这样不知不觉地披紧急任务所左右,并承受着时间的无休无止的重压,那么,搁置重要任务所带来的更为严重的后果就会在不久的将来显现出来。因此,就必须对急任务进行专制管理,以保证有时间去做更重要的任务。

2.集中

在人们在组织的努力中,少数关健性的努力(大约20%)通常能够产生绝大部分结果(大约80%)这条原则也称为帕累托原则,即80/20定律。高效能人士总是把他们的努力集中在能够产生重大结果的那些“关键性的少数活动上”。

3.效能与效率

做正确的事情要比把事情做得正确更为重要。效率可以理解为正确地做工作,效能可以理解均做正确的工作。所谓有效的活动,就是指用最少的资源,包括时间,得到最大的效果。

4.活功与效果

人们在工作中往往忽视目标,或者忘记预期的效果,而把精力全部集中在活动上。终日忙忙碌碌渐渐成为他们的目际。这样的人往往把动机误作成就,把活动误作效果。他们不是去支配上作,而是往往被工作所左右。

5.不切实际的时间预算

通常,人们往往对完成任务所需要的时间抱乐观态度,也总是希望别人能够比实际可能的要更快一点完成任务。这就是著名的墨菲律第二定律:“每件事情做起来都比原来想象的要多花费时间。”可见,自己接受和期望别人做出不切实际的时间预算的想法是十分危险的。

6.选择忽略

对各种问题和需求的反应要切合实际,并要受制于情况的需要。有些问题如果你置之不理,它们就会消失。通过有选择地忽略那些可以自行解决的问题,大量的时间和精力就可以保存起来,用于更有用的工作。

7.机动性

安排个人时间应有机动性,以便于应付个人无法控制的力量。总之,时间安排不要过松,但也不要过满。

8.果断决策

在需要做出决策的时候,很多人会毫无理由地踌躇不决、犹豫不决或拒绝做出决策。其实,犹豫不决且应该被视为一种决策——下决心不解决问题,只是这种决策往往只会让事情变得更糟。

9.大胆、完整地授权

要学会授权,应该把决策权授予能够做出准确判断和便于获取有关事实的尽可能低的层次。不需要自己去做而别人也能做得很好的事就让别人去做吧.要知道,还有许多更重要的工作在等待着你。

10.例外管理

每个人都应该明白,只有在执行计划的实际结果中出现了很大偏差,才应该向主管人员汇报。为一个无关大局的事情去汇报,只能白白地浪费双倍的时间。

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